Structure : gestion des types et rubriques

La mise en place de la structure de votre base de données constitue le point de départ de la personnalisation et doit faire suite à une analyse précise de vos besoins.

Ne procédez à cette étape que lorsque vous aurez bien pris connaissance de tout ce qui a trait à la manipulation des données. En effet, pour chaque information que vous aurez identifiée, il se peut que vous ayez le choix entre plusieurs modes d'implémentation. C'est en général l'exploitation de l'information qui va vous guider dans le choix du type que l'on va affecter à une information.

Pour y accéder : menu fichier > préférence > base > structure

La colonne de gauche permet de créer les types d'objets et de leur affecter des attributs ; la colonne de droite permet de créer de nouvelles rubriques et de les affecter aux différents types.

Types d'objets

Chaque grande famille ou "Objets" (Documents, Références, Auteurs...) va pouvoir être subdivisée en sous-familles ou "Types". A chaque "Objet" correspond une liste de rubriques possibles, à chaque "Type" est affecté un sous-ensemble de ces rubriques.

Types

A l'issue de la phase d'analyse, vous avez identifié les différents types de données que vous allez gérer dans votre base.

Exemples de types pour la famille des documents :

Annuaire ; Article ; Ouvrage ; Rapport ; DVD ; CD ; BD...

​Créer un type

Pour créer un type, procédez de la manière suivante :

Sélectionner l'objet (exemples : "Documents" pour créer le type "Ouvrage").

​Cliquez sur le bouton + , en bas de la colonne "objet".

Donnez un nom au nouveau (20 caractères maximum) en le saisissant dans la zone de dialogue figurant en-dessous et appuyez sur la touche "entrer" ou "tabulation" de votre clavier.

Il se peut que pour certains types, 20 caractères soient insuffisant. La solution consiste alors à saisir un intitulé long en traduction - français et de forcer l'utilisation par défaut de la langue française.

Une fois que votre type est créé, vous devez sélectionner les rubriques.

Supprimer un type

Ce bouton supprime le type sélectionné dans la liste.

Vous ne pouvez supprimer un type que si aucune fiche ne lui est rattachée dans la base de données. Si vous tentez de supprimer un type utilisé sur des fiches une alerte "Cette valeur est utilisée" s'affiche.

Traduire un type

Dans le cadre d'une application exploitée en multi-langues, il est conseillé de traduire les intitulés des types ainsi que les commentaires s'y rapportant.

Modifier un type

Sélectionnez dans la liste le type à modifier. Dans la zone de saisie, saisissez son nouveau libellé. La modification est prise en compte sur les fiches de la base de données lorsque vous validez à l'aide du bouton.

N’oubliez pas de modifier aussi les traductions qui lui sont associées.

Attributs spécifiques à chaque type

GEIDE

Cocher cette case pour que des fichiers puissent être attachés aux notices du type (pièce jointe).

GED PLUS

Cocher cette case pour activer la fonctionnalité GED PLUS sur ce type de documents.

Emprunt

Cocher cette case pour afficher un onglet "Emprunt" dans la partie "Données de gestion"de la fiche du document.

Uniquement proposée pour les types "documents".

Exemplaires

Cocher cette case pour afficher un onglet "Exemplaire" dans la partie "Donnée de gestion"de la fiche du document.

Uniquement proposée pour les types "documents".

Rubriques

A partir de la colonne de droite, vous avez accès à :

la création de nouvelles rubriques : bouton +

la suppression d'une rubrique : bouton d'effacement.

NB : ces deux options ne sont proposées que si aucun type n'est sélectionné.

- modification des attributs d'une rubrique : double clic sur son intitulé

- réglage de l'ordre d'apparition sur les écrans de saisie

- définition des rubriques groupées

- affectation de rubriques aux types

- visualisation des types auxquels une rubrique est affectée

Régler l'ordre d'apparition

Déplacer une rubrique vers le haut ou vers le bas, sa prise en compte sur les écrans de saisie est immédiate

Définir des rubriques groupées

En cliquant sur la flèche encadrée, la rubrique "Collection" est rendue dépendante de la rubrique "Lieu d'édition"​

NB : lorsque l'on déplace des rubriques groupées, c'est tout le groupe qui se déplace.

Comportement d'un groupe au niveau de la saisie

Les deux informations "Compétence" et "niveau" seront alors proposées conjointement et un niveau pourra être précisé pour chaque compétence :

Saisie de rubriques groupées dans l'application

Saisie de rubriques groupées dans l'interface web

Impact d'un groupe au niveau des requêtes

Lors de la définition d'une requête, des rubriques groupées donneront lieu à la définition de deux zones de recherche (onglets : "Lieu d'édition" et "Collection").

Création d'une requête utilisable comme outil de recherche multi-critères

A l'utilisation, deux zones seront proposées :

 

 

Utilisation de la recherche dans l'application

Utilisation de la recherche dans l'interface web

Affecter les rubriques à un type

A l'aide des rubriques vous pouvez choisir les champs à afficher sur le masque de saisie pour chaque type.

Une liste est proposée dans la fenêtre suivante :

Pour affecter des rubriques à un type, procédez de la manière suivante :

sélectionnez le type auquel vous voulez affecter des rubriques ;

sélectionnez d'une croix rouge les rubriques désirées en cliquant à gauche de ces dernières ;

cliquez ensuite sur le bouton de validation pour que votre sélection soit prise en compte.

NB : lorsque vous sélectionnez des rubriques groupées, c'est l'intégralité du groupe qui est affecté.

Lorsque vous sélectionnez une rubrique, tous les types qui utilisent cette rubrique sont affichés en gras, italique et souligné dans la colonne "Objets".

Définition détaillée des rubriques

Vous accédez à la définition détaillée d'une rubrique soit lorsque vous en ajoutez une nouvelle, soit lorsque vous effectuez un double clic sur une rubrique de la colonne de droite.

Description détaillée de la rubrique "titre"

​

Attributs de présentation

​Vous pouvez associer une présentation différente à chaque type de fiche, de manière à les caractériser visuellement lors de la consultation de la base de données et sur vos éditions.

​Cette personnalisation concerne :

L’affichage du détail d’une fiche lorsqu’on la sélectionne dans une liste ;

La grille de saisie en création / modification ;

La fiche détaillée sur votre site Web ;

Les éditions de listes.

Plusieurs options sont proposées :

​Le champ en dessous du nom du type permet d'ajouter un commentaire.

​ Affecter une icône

Pour effacer l'icône affectée à un type, appuyez sur la touche alt tout en cliquant sur le bouton.

 Choisir la couleur du nom du type

Ce bouton ouvre une palette de sélection de couleurs permettant de personnaliser la couleur de la police du libellé des types sur les fiches.

Choisir la couleur de fond du nom du type

Ce bouton ouvre la même palette pour la couleur du fond.

​

Exemple de présentation :

​