Importer des données au format Kentika

Préambule

Les échanges de données peuvent être réalisées soit entre bases hétérogènes (gérées par des applications différentes) soit entre des bases Kentika. Dans le premier cas, les données sont en format textuel et utilisent un outil d'import de données adapté. L'import de données décrit ci-dessous concerne les données issues d'une base Kentika.

Une extraction de données de la base se traduit toujours par la création d'un fichier unique qui comporte l'ensemble des enregistrements exportés. Un tel fichier peut être créé de trois manières différentes :

à partir de l'écran des préférences : ajout d'enregistrements dans un panier d'export

par l'utilisation du script "Export_Records"

par le programme de synchronisation, en mode automatique ou manuel

Contenu d'un fichier d'export

L'échange de données entre bases met en jeu un mécanisme complexe. En effet, un enregistrement est composé tout autant d'informations (exemple : le titre d'un ouvrage) que de liens entre enregistrements (exemple : l'auteur d'un ouvrage est un lien entre une fiche document et une fiche auteur).

Les structures des données d'une base à l'autre ont un tronc commun et des rubriques qui peuvent être différentes. Afin de permettre des échanges entraînant le plus de mises en concordances possibles des données, un fichier est exporté avec un descriptif de structure afin de permettre un rapprochement fin entre les bases de données.

Un fichier d'export est composé de deux parties : une partie en-tête (description de la base d'origine et du contenu) et une partie données (enregistrements).

En-tête du fichier

• Date : date à laquelle l'export a été réalisé
• Base : nom du site de la base
• Nom et version du logiciel ayant exporté les données
• Sign : signature de la base, telle que visible en paramétrage de l'archivage
• xSign : signatures croisées (voir explications ci-après)

Pour chacune des tables : le nombre d'enregistrements

Exemple d'en-tête visible dans le dialogue d'import

[Date] 26/02/2008

[Base] Revue de presse

[Kentika] version : 6.4.0

[Sign] BWAPCLW

[xSign] AlexGBv6:1

[Type_Objet] 1

[Rubriques paramétrables] 126

[Rubrique_Valeur] 149

[Documents] 3

[Ressource] 1

Signatures et numéros d'enregistrements

Une base de données a une signature (calculée lors de l'initialisation de cette dernière) et cette signature est unique (sauf dans le cas d'une base avec réplication web). Un enregistrement des tables : document ; référence ; auteur ; personne ; revue ; thesaurus porte un numéro unique (Record_Num) composé d'un numéro séquentiel et suivi du numéro de table (exemple : 12303 est le 123ème enregistrement créé et appartient à la table 03, soit la table document).

Le couple "signature + record_num" est donc réputé unique toutes bases confondues. Ces informations sont donc systématiquement transmises dans tous les exports de données. Ainsi, si une base reçoit un enregistrement dont le couple "signature + record_num" est connu (ie : a déjà fait l'objet d'un import), cet enregistrement est mis à jour, sans tenir compte des règles de dédoublonnage établies par ailleurs. Lorsqu'un enregistrement est exporté, il l'est avec tous les couples "signature + record_num" connus.

Si votre base fait l'objet d'échanges avec d'autres bases de données, il est conseillé de ne jamais réutiliser des numéros (exemple : en remplaçant le contenu d'un enregistrement par un autre). En effet, vous pouvez alors engendrer des perturbations dans la base de destination en provoquant le remplacement le contenu d'un enregistrement qui aurait déjà été importé par un autre.

Export et autorisation d'accès

Si un utilisateur demande à créer un fichier d'export à partir d'une sélection d'enregistrements, si cet utilisateur n'a pas le droit de voir le contenu de certaines rubriques, ces dernières seront ignorées lors de la création du fichier d'export.

Enregistrements et enregistrements liés : propagation sur 1 niveau

Lors de l'export d'un enregistrement, si celui ci est lié à d'autres enregistrements (exemple : un document et ses auteurs), ces autres enregistrements sont joints au fichier. Cette propagation ne s'effectue que sur un niveau (les enregistrements liés à un enregistrement lié ne sont pas exportés).

Structure

Lors de l'export d'enregistrements issus des tables dont la structure peut être différente d'une base à l'autre (document ; référence ; auteur...), les caractéristiques de ces structures sont jointes au fichier d'export (types et rubriques). Lors de l'import, ceci permet soit dd'établir la mise en concordance avec des éléments de structures définis dans la base de destination, soit d'importer la description de structure si elle correspond à des objets non encore gérés.

La procédure "Export_Records"

Cette procédure permet de générer un fichier d'export. Elle peut être appelée dans un script affecté à l'explorateur de données ou bien utilisé dans un script procédant préalablement aux sélections des tables à exporter. Cette procédure exporte les enregistrements avec les archives (attention : sans tenir compte des éventuelles autorisations d'accès qui peuvent être réglées à l'aide du script "AScript_Archive_Aut").

Import des données

Après avoir appelé un script via le menu exploitation contenant l'appel à la fonction "IMP_CHOIX" et avoir sélectionné un fichier issu d'un export d'enregistrements, la fenêtre décrite ci-dessous est proposée.

Dialogue de sélection des enregistrements

Après avoir un sélectionné un fichier contenant des enregistrements, le dialogue suivant s'affiche. Il permet de préparer l'ensemble des opérations qui seront effectuées. La base de données ne sera mise à jour que lors du clic sur le bouton de validation ( 9 ) et après confirmation du message.

Réglage de l'import des enregistrements

Informations sur le document

1 Arborescence des dossiers du document et contenu de l'en-tête

Pour sélectionner un autre document, cliquez sur "Choix du document".

Stratégie d'import

2 Application d'une stratégie pré-enregistrée

Application d'une stratégie ou définition d'une nouvelle

En sélectionnant une stratégie prédéfinie, les règles d'importation seront appliquées aux enregistrements. Pour créer ou modifier une stratégie, sélectionnez "Définir".

Contenu, table par table

3 Sélection d'une table ou d'un groupe de tables

Les enregistrements sont classés en 5 groupes.

• Base de données : document ; thesaurus ; référence ; auteur ; personne ; image (archive)
• Bibliothéconomie : emprunt ; revue ; commande ; lignes de commande ; service ; fournisseur ; dépenses ; stat emprunt
• Exploitation : sélection ; requête ; mail ; log
• Paramétrage : type d'objet ; rubriques ; valeurs rubriques (rubrique code) ; groupe ; autorisation ; paramètres
• Ressources : template ; ressource ; icone ; traduction

Les règles d'importation ( 8 ) peuvent être appliquées pour un enregistrement, une table ou un groupe de tables.

Le nombre figurant à la suite de l'intitulé de chaque table indique le nombre d'enregistrements contenus dans le fichier. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre d'enregistrements qui figure dans le fichier à cause de la propagation des liens.

Lors de la constitution de ce fichier, 4 documents étaient sélectionnés et 0 auteurs. Cependant les 8 auteurs liés au 4 documents ont été ajoutés.

Cas particulier des ressources web : il est conseillé d'utiliser les options spécifiques prévues à cette effet car elles permettent une action beaucoup plus précise que cet outil dont la vocation est générique.

Enregistrements

4 Sélectionner un enregistrement pour en voir le contenu et fixer la règle d'importation

En cliquant sur une ligne, les éléments d'identification s'affichent en dessous.

Détail du contenu d'un enregistrement

5 Plus d'information permet d'afficher le contenu des rubriques de l'enregistrement

En cliquant sur le bouton, l'application recharge l'enregistrement et en affiche le contenu.

Détail du contenu d'une rubrique

6 Contenu complet d'une rubrique

Tout montrer

7 Affiche également les enregistrements issus de la propagation des liens

Règle d'importation

8 Détermine la manière dont sera traité l'enregistrement

Chaque enregistrement est analysé et l'application vérifie s'il existe déjà dans la base de données un enregistrement comparable à celui qui figure dans le fichier d'import. Si un tel enregistrement existe, il est proposé soit d'ignorer l'enregistrement importé, soit de remplacer l'enregistrement de la base de données par celui importé.

S'il n'existe pas encore d'enregistrement comparable, il est proposé soit de créer l'enregistrement, soit de ne pas l'importer (ne pas créer).

Les règles de détermination des doublons sont propres à chaque table et sont décrites ici.

Ces préréglages peuvent être modifiés tant que le dialogue n'a pas été validé ( 9 ).

Types et rubriques codées : valeurs de remplacement

Les types (de document, de référence, d'auteur...) et les rubriques codées n'utilisent pas forcément la même orthographe d'une base à l'autre. Ainsi on peut trouver "CD Audio" dans une base et "CD_Audio" dans une autre ; le code "EN" pour "english" dans une base et "AN" pour "anglais" dans une autre. Pour ques les enregistrements importés le soient en concordance avec le contenu de la base de destination, il est possible d'établir des "valeurs de remplacement" si deux codes (exemple "EN" et "AN") correspondent à la même valeur. Si aucune correspondance ne peut être établie, il est possible de créer une nouvelle valeur ou bien d'ignorer celle-ci (elles seront alors effacées des éventuels enregistrements importés).

 

Les enregistrements affectés, dans le fichier d'import, au service "S_1" se verront être affectés au service "Documentation" après import, "S_1" n'existant pas dans la base de destination.

Validation ou annulation

9 Lancement effectif du programme d'import

L'exécution de l'import s'effectue lorsque tous les réglages décrits ci-dessus ont été effectués.

Cette opération est irréversible. Il convient de bien vérifier ce que l'on s'apprête à importer avant son exécution. Si vous n'êtes pas familiarisé avec cette opération, vous pouvez faire des essais préalable sur une copie de votre base de données en mono-poste.

Après import, les enregistrements sont présentés dans l'explorateur de données.

Il existe quelques particularités pour les imports de ressources. Pour plus d'information, référez-vous à cette page.