Gestion des emprunts et réservations

Préambule

La gestion des emprunts et réservations est l'un des trois domaines proposés en bibliothéconomie par le logiciel. Pour y accéder, vous devez disposer du pack Biblio.

La gestion des emprunts utilise largement les informations saisies dans la base de données et ne nécessite que peu de saisie spécifique.

Domaine sensible, la gestion des emprunts doit cependant faire l'objet d'une attention particulière. Une bonne productivité du poste de travail de l'enregistrement des emprunts pourra être atteinte si les opérations courantes sont optimisées et si le nombre de cas particuliers reste marginal (ce qui fait en général perdre le plus de temps). Si l'emploi d'une douchette est envisagé, les objets prêtés devront être équipés d'un code à barres. Les emprunteurs pourront recevoir une carte d'emprunteur.

Paramétrage

Un emprunt ou une réservation établit un "lien" entre une personne et un objet physique (un livre, une revue, un DVD...). Des réglages sont nécessaires avant de procéder aux premières opérations.

Qui peut prendre quoi ?

Le logiciel autorise à enregistrer des emprunts pour des personnes inscrites ou non dans la base de données, pour des documents, des exemplaires de revues ou des objets divers.

Personnes

A priori, sous réserve d'attributions de droits, toute personne est susceptible de pouvoir réserver ou emprunter.

Les limites en nombre d'emprunts et nombre de jours peuvent être fixées globalement et affinées par site et par catégorie.

Informations sur les emprunts au niveau d'une fiche personne : attribution de droits au niveau des emprunts. Le champ "commentaire" permet de programmer une alerte qui s'affiche lors de la saisie d'un emprunt.

Il est possible de rendre les utilisateurs autonomes en leur affectant l'autorisation d'enregistrer eux-mêmes leurs opérations ou seulement leurs réservations.

Une personne non connue de la base de données peut réserver ou emprunter un document, à condition que le paramétrage le permette.

Autoriser l'enregistrement d'emprunt pour une personne non connue

Ce qui peut être emprunté

Les emprunts concernent trois grandes familles : les documents, les revues et, si le paramétrage le permet, des objets divers.

Les documents : pour qu'un document puisse être emprunté, il faut que son type fasse l'objet de possibilité d'emprunt (cf. schéma ci-dessous).

Type de document empruntable

Il faut ensuite que le document soit, par défaut, empruntable.

Données de gestion d'une fiche document

Si plusieurs exemplaires sont disponibles, chacun de ces derniers peuvent avoir des autorisations d'emprunt différentes.

Exemplaire empruntable

Les nombres de jours autorisés par défaut peuvent être réglés au niveau du paramétrage des documents.

Objets composés et notion d'héritage : dans le cas où des objets documentaires sont indissociables au niveau des emprunts mais scindés en deux notices, il suffit d'indiquer que l'un des deux documents est empruntable et qu'il contient l'autre document pour que le report des informations de disponibilité se fasse du document empruntable vers le document non empruntable. Ceci correspond, par exemple, aux méthodes d'apprentissage de langues étrangères comportant un livret et un matériel audio.

Revue : les autorisations d'emprunt sont fixées pour chaque abonnement.

Données de gestion d'une fiche revue

Par défaut, tous les numéros de cette revue pourront être empruntés 3 jours. Cependant, il est possible, en paramétrage des emprunts, d'interdire l'emprunt du dernier numéro reçu d'une revue.

Liaison circulation - emprunt : lors de la réception d'un numéro, si ce dernier fait l'objet d'une circulation, il est possible de coupler la circulation et les emprunts (pour un suivi précis). Si les numéros circulent en marguerite, ou en semi-marguerite, le premier de la liste de circulation sera enregistré en emprunteur, les suivants seront en réservation. Ainsi, lorsque le premier lecteur retourne la revue, le suivant sur la liste est automatiquement proposé.

Paramétrage pour une circulation en marguerite

Objet divers : correspond au cas de matériel (non documentaire, exemple : une caméra, un lecteur de DVD) qui peut être prêté, que l'on souhaite suivre ces emprunts mais que l'on ne veut pas "polluer" sa base de données avec des objets non documentaires. Il suffit pour cela de cocher "Autoriser objets divers" en paramétrage.

Les emprunts et la gestion des sites

L'application permet de gérer des fonds répartis sur plusieurs sites et d'affecter des règles de gestion qui peuvent être propres à chacun de ses derniers.

Equipement

Afin d'obtenir une productivité optimale au niveau de la saisie des emprunts, il est possible (et conseillé) d'utiliser un lecteur optique de code à barres (de type douchette par exemple).

Ce type d'équipement est aujourd'hui très abordable. En environnement documentaire, il est bien moins sollicité qu'en boutique ou en milieu industriel. Il n'est donc pas forcément nécessaire de viser du matériel haut de gamme.

De plus, une douchette peut aussi être utilisée pour effectuer le récolement ou bien pour lire le code à barres d'un objet et, grâce à un connecteur, d'en récupérer la description bibliographique.

Au niveau des personnes

Si les personnes ont déjà une carte avec un moyen d'identification rapide, celle-ci peut être utilisée (un réglage du mode d'identification de l'utilisateur sera peut être nécessaire). Sinon, il est possible de concevoir des cartes d'emprunteurs avec un code à barres édité directement par votre application soit en utilisant les modèles pré-définis, soit en définissant votre propre maquette d'étiquettes.

Au niveau des documents

Utiliser le code à barres présent sur les ouvrages ? Cela est possible (il suffit de bien indiquer l'ISBN dans la fiche) et permet d'être rapidement opérationnel. Cependant, éditer ses propres étiquettes présente de nombreux avantages :

distingue bien chaque exemplaire

permet de faire figurer la cote pour un replacement rapide dans les rayons

en incrustant son logo et le nom de sa bibliothèque, permet une identification rapide de l'origine du document

facilite le récolement

Les étiquettes code à barres imprimées à l'aide d'une imprimante bureautique peuvent s'effacer dans le temps si l'ouvrage est souvent manipulé. Il est conseillé de les couvrir de plastique transparent après leur pose.

Si les ouvrages sont déjà équipés d'étiquettes avec un code à barres (cas d'un système précédemment en place), il suffira, lors de l'import des données, d'importer cette information dans le champ "code à barres" des fiches exemplaires.

Au niveau des revues

Par défaut, vous pouvez utiliser le code à barres présent sur les revues. Cependant, pour plus de précision et pour une identification plus précise, vous pouvez établir un lien entre les numéros des revues et la table des documents. Vous pourrez alors imprimer des étiquettes avec code à barres pour ces fiches documents et les coller sur les numéros de revues reçus. Cette opération peut être exécutée lors du bulletinage des revues.

Opérations courantes

Le poste d'enregistrement des opérations permet de saisir les trois opérations courantes à savoir : la saisie des emprunts, des réservations et des retours.

Ce poste bénéficie de toute une série d'automatismes afin d'offrir un très bon niveau de productivité.

Ces fonctions sont disponibles dans l'application et sur l'interface web. Cependant, c'est dans l'application qu'elles offrent le meilleur niveau de productivité.

Pour disposer d'une nouvelle fenêtre permettant d'enregistrer des opérations sans quitter le travail en cours, il suffit de demander dans le menu "Fichier" une "Nouvelle fenêtre", de sélectionner ensuite "Emprunt" dans la liste hiérarchique à gauche et enfin de cliquer sur le bouton.

Lors de l'enregistrement d'un emprunt, un bordereau de prêt peut être automatiquement imprimé. Ce bordereau peut être personnalisé à l'aide d'une maquette traitement de texte.

Ce bordereau peut être conçu en deux parties, la première à remettre à l'emprunteur et la deuxième à utiliser comme fiche fantôme (à placer dans les étagères à la place de l'objet prêté).

Forcer un emprunt

Une option spéciale permet d'enregistrer un emprunt ou une réservation normalement non autorisé. Cet outil doit rester réservé à des cas d'exception.

Transformer une réservation en emprunt

Lors du retour d'un objet réservé, le logiciel propose que celui-ci soit transmis à une des personnes (la première dans la liste d'attente par défaut) qui avaient fait une réservation.

Saisie des opérations via un navigateur

Si vous avez installé cette option (EnterLoans.htm) via le composeur de menu, vous pouvez également enregistrer les opérations via un navigateur

Saisie des opérations via un navigateur

Consulter les emprunts

La consultation des emprunts est proposée en différents endroits et sous diverses formes.

A partir d'une personne

Chaque personne peut avoir accès à sa situation soit dans l'application : Préférences > Mon profil, soit dans le web si la page Mes emprunts (ListLoans.htm) est proposée dans les menus.

Sur la fiche d'une personne, dans les données de gestion, les emprunts et réservations courants sont affichés.

Opérations en cours d'une personne et compteurs cumulatifs (sur la gauche)

Dans l'explorateur de données : un emprunt étant un lien entre une personne et un objet emprunté, ce lien peut être déployé.

Emprunts d'une personne

En utilisant une maquette traitement de texte d'affichage, il est possible de proposer dans l'explorateur de données une visualisation détaillée des emprunts et réservation d'une personne. Ceci est vrai également pour les tables "document" et "revue".

A partir d'un document

Sur la fiche d'un document, dans les données de gestion, les emprunts et réservations courants sont affichés.

De même, par défaut, l'interface web permet de visualiser la situation.

Un exemplaire de cet ouvrage est emprunté mais il y en a d'autres qui ne le sont pas, le document est donc "disponible"

Les possibilités de personnalisation du web permettent d'afficher des informations plus détaillées sur la situation (exemple : la liste des exemplaires avec la situation exacte pour chacun d'eux).

A partir d'une revue

Les emprunts des différents n° d'une revue peuvent être affichés dans l'explorateur de données.

Affichage des emprunts en cours d'une revue

A partir de l'explorateur

Les emprunts et réservations sont des enregistrements d'une table proposée dans l'explorateur de données. Il est possible de proposer un masque de recherche et de constituer un dossier pour un affichage rapide (exemple : les emprunts à rendre ce jour).

Il est possible de créer une maquette traitement de texte pour afficher des informations sur les emprunts et réservations d'un document.

A partir de l'écran de saisie

Le deuxième onglet de cet outil peut être utilisé comme outil de recherche et de consultation des emprunts.

Onglet "Modification" permettant d'accéder aux outils de recherche

Relances

La gestion des relances permet d'adresser un courrier (papier ou électronique) aux emprunteurs en retard.

Traitement des relances

Lors de la saisie d'un emprunt, si la personne pour laquelle on s'apprête à enregistrer un emprunt a par ailleurs des emprunts en retard, le nombre de jours de retards cumulés ainsi que le plus grand nombre de jours de retard s'affiche.

Avertissement lors de la saisie d'un emprunt

Relance en mode batch

Par défaut, les relances font l'objet d'un déclenchement manuel. Il est également possible d'automatiser l'envoi d'emails de relances (voir l'exemple fourni).

Pénalités de retard

Il est possible, grâce à des scripts, de calculer des pénalités de retard. Chaque organisation pouvant avoir ses propres règles (en fonction, par exemple, des jours ouvrés / ouvrables, du type d'objet emprunté...), le logiciel permet de mettre en place cette fonction mais n'impose aucune règle de gestion.

Statistiques

Le suivi de l'activité au niveau des emprunts et réservations peut faire l'objet d'analyses et statistiques.

Lors de chaque enregistrement d'un emprunt ou d'une réservation, un compteur est incrémenté au niveau des personnes et au niveau des documents. Une maquette de type "graphe" permet une représentation graphique de ces données.

Graphe de répartition des nombres d'emprunts et de réservations par type de document

Exploitation avancée

Grâce aux informations enregistrées dans la base de données et aux possibilités offertes par les scripts, il est possible d'imaginer et de réaliser tout type de complément ou de traitement.

Quelques exemples :

- créer une rubrique permettant d'afficher la date de dernier emprunt d'un document

- chercher les personnes qui n'ont pas emprunté de document dans les six derniers mois

- bloquer automatiquement l'emprunt des personnes qui cumulent un nombre de jours de retard supérieur à 30

- élaborer un tableau de bord d'activité et l'envoyer par email à certains destinataires

- ne rendre un nouveau document empruntable que 10 jours après sa saisie dans la base de données

- mettre en place un prêt entre bibliothèques

De plus, la souplesse du web permet de réaliser tout type d'affichage des données de détail ou de synthèse.